Wie ich mit der FocusCal Methode reich wurde

Problem: zu viele Aufträge angenommen aus der Haltung einer Gründerin heraus

Zu meiner akuten Zeitarmut kam es deswegen, weil ich einfach wahllos alle Aufträge angenommen habe, die an mich herangetragen wurden. Ich war im Denken noch im Aufbau der Selbständigkeit und habe den Punkt verpasst, wo ich mir erlauben konnte, auch mal "Nein" zu sagen. 

Dies bedeutete: mindestens jedes 2. Wochenende Seminar und war dazu fast immer 4 Tage unter Woche in Sachen Training unterwegs. Der Rest war vollgepackt mit Orga, Vorbereitung, Nachbereitung ... . Mir wurde das irgendwann zu viel.

Bestandsaufnahme: wie viel Arbeit brauche ich?

Als mir dies klar wurde, habe ich als erstes überlegt: Wie viel Geld brauche ich, damit ich mir das leisten kann, was mir wichtig ist. Mit welchem Arbeitspensum ist dies verbunden? Wie viel finanziellen Puffer brauche ich für schlechte Zeiten? So eine Bestandsaufnahme hatte ich zuvor nie gemacht.

Darauf basierend stellte ich mir selbst Regeln auf. Seitdem überprüfe ich sie ca. alle 6-12 Monate und passe sie ggfls. an.

My rules:

• keine Seminare am Wochenende
• max. 3 Seminartage pro Woche
• max. 2 Abendseminare pro Woche
• einen terminfreien Arbeitstag pro Woche
• einen Puffertag pro Woche (möglichst frei)
• 6-8 Wochen im Jahr in 2 Blöcken reserviert für Hintergrundarbeit (z.B. Website), Aktualisierungen (Online-Seminare ...) > Batching-Methode = Bündeln von Aufgaben
• 6 Wochen Urlaub im Jahr ohne Arbeit
• Puffertage für Neukunden oder gute Bestandskunden freihalten

Ich probierte verschiedene Zeitmanagement-Methoden aus und merkte sehr schnell, dass mein Kalender eine zentrale Rolle spielt. Und doch sollte es fast 9 Jahre dauern, bis ich mich durch die Zeitmanagement-Expertin Birgit Becker traute, alle Apps, alle ToDo Listen, alle sonstigen Hilfsmittel komplett aufzugeben (ausser einem digitalen KanBan, das mit dem Kalender verbunden wird) und ausschließlich meinen digitalen Kalender zu nutzen.

Da hierauf der 100%ige Fokus liegt, habe ich diese Methode "FocusCal" genannt. Erst für mich, jetzt auch in Zeitmanagement-Seminaren und Coachings.

Statt hier eine App, dort eine To Do Liste, da ein digitales Notizbuch, hier ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, ist alles - wirklich alles - in einem ganz normalen Kalender wie Outlook, Googlekalender oder (in meinem Fall) iCal gebündelt. 

Dies muss nicht bei allen funktionieren, für mich ist dies die beste Lösung seit vielen Jahren und entwickelt sich noch immer weiter. 

Was findet sich im Kalender?

• alle Termine - egal ob Seminare, Meetings, Telefonate oder Anreisen ...
• alle dazugehörigen Bruttozeiten, also Vorbereitungen, Nachbereitungen 
• alle Aufgaben, die sonst auf verschiedenen To Do Listen standen
• mein täglicher Sport
• in manchen Phasen auch Spaziergänge oder Mittagspausen
• Blocker für terminefreie Arbeitstage und Freizeit-Tage unter der Woche
• …

Wie kleinteilig sind die Aufgaben?

Mir persönlich hilft es, wenn ich alles, was zu einem Projekt gehört, als Extra-Aufgabe in den Kalender eintrage. Z.B. statt "Seminar-Vorbereitung": "Online-Seminar anlegen", "Einladung versenden", "Material vorbereiten" ... . Dies stellt sicher, dass ich an alles denke, bietet mir Flexibilität wann ich was mache und produziert lauter kleine Erfolgserlebnisse.

Sobald sich ein To Do oder eine Idee aus einem Meeting oder Telefonat ergibt, wird es als Aufgabe im Kalender eingetragen. 

Was wird in einen Aufgaben-Termin alles eingetragen?

Kurz gesagt: alles Notwendige, damit ich alles auf einen Blick habe. Also z.B. den Link in den Seminarraum, Verknüpfung zu einem Dateiordner mit weiteren Infos, Name der Ansprechpartnerin, Stichworte zum Termin usw. 

Damit keine Zeitüberforderung entsteht, bekommt alles einen definierten Zeitrahmen, der im Nachhinein angepasst wird. So ist der Kalender zugleich eine Art Tagebuch.

• Bei fixen Terminen ist das Zeitfenster meist klar: ein Meeting dauert von 11-12 Uhr, ein Seminar von 9-14 Uhr usw. Da füge ich noch das Drumherum wie Vorbereitung und Nachbereitung als Extra-Termin hinzu.
  
  
• Andere ToDos müssen - klug - geschätzt werden, z.B. die Konzeption eines Trainings.❗️Jetzt kommt ein sehr wichtiger Punkt: damit das möglichst realistisch ist, orientiere ich mich an vergangenen ähnlichen Projekten im Kalender. Ich sehe z.B. dass ich für die Konzeption zu X insgesamt 9 Stunden gebraucht habe. Y ist ähnlich, also veranschlage ich auch 9 Stunden, aufgeteilt in 3x 3 Stunden über eine Woche verteilt. Dadurch tappe ich nicht in die Planning Fallacy Falle.
  
  
• Damit das Lernen aus vergangenen Projekten auch wirklich funktioniert, passe ich nach der Erledigung den Zeitrahmen im Kalender an. Vielleicht stand Konzept X ursprünglich mit 6 Stunden im Kalender. In der Praxis waren es dann aber 9 Stunden, also verlängere ich im Nachhinein den Eintrag. 
  
  
• Zudem achte ich darauf, dass die Titel passend sind, damit ich sie bei der Suche im Kalender schnell wiederfinde. Statt "Seminar X" steht dann eben: "Seminar X: Konzeption" usw. 

Ich habe deswegen so lange mit einem analogen Kalender gearbeitet, weil die Gestaltung sehr wichtig ist. Daher nutze ich Farbcodes und iCons. Das führt dazu, dass ich erstens den Kalender gerne mag :-), ich  zweitens alles gut vor meinem inneren Auge sehen kann und drittens eine mentale Entlastung erlebe. 

Das fördert das gute Zeitgefühl und ich behalte die meisten Termine und To Dos gut im Gedächtnis. 

Verwendung von Farbcodes

• fixe Termine haben eine bestimmte Farbe
• flexible, aber zu erledigende Aufgaben eine andere Farbe
• Arbeits- und Freizeitblocker wieder eine andere Farbe
• und Veranstaltungen im mindSYSTEMS Namen ohne meine Beteiligung haben auch eine eigene Farbe. Sie zeigt, dass dies nur zur Hintergrundinfo im Kalender steht ohne notwendige Aktion meinerseits.

So sehe ich auf einen Blick, ob ich morgen meine Aufgaben je nach Lust und Laune hin und her schieben und erledigen kann, oder ob ich fixe Zeiten meist mit nach außen gerichteter Aufmerksamkeit vor mir habe. Für mich ist das für die mentale Vorbereitung / Einstimmung und Planung von Erholungsphasen wichtig. Für jemand anderen ist das womöglich völlig egal.

Verwendung von iCons

• jedes Projekt bekommt ein iCon aus der Emoji Liste. Das grüne Herz 💚steht z.B. für die offene Lerncoach-Ausbildung, das gelbe Viereck 🟨 für das Zeitmanagement-Seminar für ein bestimmtes Unternehmen und der Geldsack 💰 für die Buchhaltung. Dies hilft, um den Überblick über die vielen verschiedenen Projekte zu behalten und zwischen parallelen Projekten gut hin- und herschalten zu können.
  
  
• der grüne Haken ✅ wird hinzugefügt, sobald ich ein To Do erledigt habe. Das tut gut :-). 

• Alles an einem Ort.
  Selbst das Öffnen-Müssen einer App oder das Aufschlagen eines Notizblockes kann dazu führen, dass To Dos nicht erledigt werden - sie sind außer Sichtweite. Durch FocusCal fällt das Suchen nach Infos weg. Im Kalender ist alles auf einen Blick zu sehen.
    
• Keine Überforderung
  Durch die Zeitfenster wird schnell klar, wenn zu viel an einen Tag gepackt wird oder wenn keine Pufferzeiten mehr da sind.
    
• Mentale Entlastung
  Kein Post It, keine To Do Liste kann verschwinden, alles wird in einem Kalender zusammengehalten und ich kann sicher sein, dass an alles gedacht ist.
    
• Grenzen setzen fällt leichter
  Visuelle Blocks verhindern, dass doch mal schnell an einem terminfreien Tag ein Meeting eingetragen wird.
    
• Immer und überall den Überblick
  Da die meisten digitalen Kalender mit Notebook, SmartPhone und Computer vernetzt sind, ist eine ortsunabhängige Planung immer möglich.

Es ist für mich immer wieder faszinierend, was für ein Game Changer die 100% Fokussierung auf den Kalender war. Ich habe definitiv nicht weniger To Dos, weniger Seminare oder weniger Aufgaben. Aber ich organisiere sie anders. Und dies führt zu einem wohltuenden Gefühl von Zeitfülle.

Zeitmanagement ist höchst individuell und erstaunlich emotional. Was für mich gut funktioniert, muss bei anderen gar nicht klappen. Zudem ist es wichtig, einen Blick auf die Feinheiten zu werfen oder persönliche Regeln zu entwickeln, damit das System seine Wirkung entfalten kann. 

Ich wünsche allen, dass das Zeitmanagement in Zukunft noch besser klappt. Denn das entspannte Zeiterleben ist eines der wichtigsten Faktoren für Lebenszufriedenheit.

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